Guía del Mapa de sistemas
Cómo documentar una tarea para que no dependa de ti
Si una tarea solo sabes hacerla tú, cada vez que no estás, esa tarea espera. Documentarla es escribir sus pasos de forma que otra persona, o tú dentro de seis meses, pueda seguirlos sin preguntar.
Paso 1. Elige bien. Empieza por una tarea que repitas cada semana y que te quite tiempo. Por ejemplo, dar de alta a un cliente nuevo o preparar un presupuesto.
Paso 2. Hazla y apunta mientras la haces. Un paso por línea, empezando cada uno con un verbo: «Abrir la plantilla», «Copiar los datos del cliente», «Enviar el correo de bienvenida».
Paso 3. Añade lo que sueles olvidar. Dónde está cada archivo, qué plantilla se usa y qué hacer si algo sale distinto.
Paso 4. Pruébalo. Pide a otra persona que siga los pasos sin ayuda. Donde se atasque, falta información.
Y después. Cuando los pasos están escritos, se ve rápido qué partes son siempre iguales. Esas son las que se pueden automatizar: el correo que se manda solo, la carpeta que se crea sola, el dato que pasa de una herramienta a otra.
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